個人事業主の経費の範囲は？

個人事業主の方が確定申告をする際にもっとも気になる事は、「どこまで経費として落としていいのか？」ということではないでしょうか？

事業を行っていると、例えば、飲食店での接待、タクシー代、事務所の家賃、水道光熱費、携帯代など、日々様々な経費の支払いが発生すると思いますが、それが個人としての支出なのか？事業としての経費なのか？と悩む場面が多々あると思います。

では、どこもまで事業にかかる「経費」として処理することができるのでしょうか？今回は個人事業主の「経費の範囲」について解説します。

「経費」の基本的な考え方

所得税の計算において、ある支出が必要経費として認められるためには、「事業活動と直接の関連をもち、事業の遂行上必要な費用でなければならない」とされています。
つまり、「事業に関連している支出」であれば、必要経費として計上することができるということです。

しかしながら、実務上は、必要経費として認められるか否かの判断は非常に曖昧で、明確なボーダーラインは存在していない、というのが実情です。
そのため、必要経費として認められるか否かは個別具体的に判断する必要があります。

なお、事業に関連していても、使用していないものに関しては、原則として必要経費として計上できません。

例えば、仕入れをした商品が売れ残った場合には、売上に対応するものだけが、必要経費となり、在庫として残った商品は原則として必要経費とはなりません。この残った商品は決算において棚卸をして資産計上します。

したがって、支払ったものがすべて必要経費として計上できるわけではない点についても、注意が必要です。

「経費」の範囲は？

必要経費になるか否か？については、個別具体的に判断する必要がありますが、おおまかな判断基準として、以下の点を意識するとよいでしょう。

事業との関連性を説明できる費用か否か？

事業に関連しないものは、どのような支出であっても「経費」には該当しません。反対に事業に関連する支出は、大概は「経費」として計上することが可能です。

なお、個人の支出と事業の経費が混在している場合（いわゆる家事関連費）には、家事按分（按分計算）をすることで必要経費として計上することができます。

例えば、個人事業主が1台の携帯電話を事業とプライベートで使用している場合には、その使用割合に応じて、その携帯電話の料金を事業の経費として計上することが可能です（例えば、携帯電話の料金のうち、70％を必要経費として計上する）。

この按分割合には明確なルールがあるわけではありません。したがって、按分割合は自由に決定することができます。しかし、税務署に按分割合の根拠を聞かれたときに、納得してもらえるような、実態に則した、客観的かつ合理的な按分割合を決めておく必要があります。

収入と経費のバランスは適切か？

例えば、年収2,000万円の個人事業主が、1回5万円の飲食代を接待交際費として計上した場合、事業規模から経費として認められる可能性が高いのですが、年収200万円の個人事業主が同じことをした場合は、明らかに不自然であるため、経費として認められない可能性が高くなります。

このように、全く同じ支出であっても、事業規模に応じて経費としての信憑性が異なるため、経費として認められない場合があります。

業務内容と経費のバランスは適切か？

例えば、飲食店を経営している場合には、当然、水道光熱費の金額は大きくなりますが、ウェブデザイナー業の個人事業主が、水道光熱費を多く計上するのは不自然であり、必要経費として認められない可能性が高くなります。

このように、業種や業務内容によっても経費の信憑性が異なるため、経費として認められない場合があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。「経費」は単純に「事業に関係する支出」に該当すれば、すべて必要経費として認められるというものではなく、収支のバランスや業務内容等を考慮し、個別に判断される場合もあることがお分かり頂けたと思います。

したがって、必要経費は、業務内容や収支のバランス等も考慮した上で、慎重に判断して計上するように心がけましょう。

また、実際に税務調査が入った場合には、担当調査官の解釈や、心証等により必要経費として認められる範囲が異なる場合もあります。

そのため、たとえ妥当な出費でも、後から見て使途が分かりづらそうなものについては、客観的に納得してもらえるように、メモや資料等をしっかりと残しておいた方がよいでしょう（例えば、交際費等については、領収書をしっかりと保存するとともに、相手の名前、用件等（例えば「打ち合わせ」）を領収書の裏などにメモする）。

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